Schluss mit der Zettelwirtschaft – so wird Ihre Produktion digital

In Teil 2 unserer Beitragsreihe „Schluss mit der Zettelwirtschaft“ wollen wir uns auf den Bereich Produktion konzentrieren. Gerade im Mittelstand gibt es viele Unternehmen, die eine unglaubliche Kompetenz haben und tolle Produkte herstellen. Viele dieser Unternehmen haben den eigentlichen Produktionsprozess sehr gut im Griff und setzen dabei auf neueste Maschinen mit immer mehr Automatisierung. Soweit, so gut – um am Ende das Produkt auf die Strasse zu bekommen, muss jedoch eine Meldung an das ERP-System erfolgen, damit nachgelagerte Prozesse wie beispielsweise das Kommissionieren und Packen und natürlich die Rechnungslegung angestoßen werden können. Im Laufe der letzten Jahre habe ich viele Firmen besucht und viel gesehen. Manches war gut, manches sehr gut und einiges auch nicht so gut. Nachfolgend möchte ich auf vier Unternehmenstypen bzw. typische Szenarien für die Rückmeldung in der Produktion eingehen. Sicherlich gibt noch weitere Ausprägungen und man könnte auch noch in verschiedene Branchen unterscheiden. Das würde für diesen Blogbeitrag aber zu weit führen. Beginnen wir mit der:

Papier Firma – Hier läuft der Prozess weitestgehend manuell ab. Die Produktionspapiere werden entweder aus dem bestehenden ERP-System gedruckt oder teilweise noch per WORD/EXCEL erstellt. Jetzt durchlaufen die Papiere den Produktionsprozesse und werden in den Abteilungen mit allerhand handschriftlichen Informationen versehen. Hierzu gehören benötigte Zeiten, entnommene Rohstoffe, QS-Informationen, etc.  Am Ende des Tages landen die Papiere stapelweise im Büro der Arbeitsvorbereitung/ Produktionsleitung und warten dort auf die Übertragung in das ERP-System oder die Erfassung in eine selbst erstelle EXCEL-Liste. Manchmal werden die Papiere auch einfach nur in den Akten abgelegt. Das „Hinterherkommen“ ist gerade in diesen Firmen schon oft so schwierig, dass für eine nachträgliche Auswertung oftmals gar keine Zeit mehr bleibt. Solange Ihr Produkt einzigartig ist, ist das kein Problem. Aber wehe dem, der mit starkem Wettbewerb zu kämpfen hat. Wie treffen Sie eine fundierte Entscheidung über Ihre Preisuntergrenze, wenn Ihnen für das Gesamtbild einzelne Puzzleteile fehlen? No Chance!

Ein zweiter Unternehmenstyp ist die MS Office Firma - Als positive Steigerung zur Papier Firma ist die Office Firma schon einen Schritt weiter. Sie ist bereits digital! Hier wird zwar immer noch mit Produktionspapieren gearbeitet, die Mitarbeiter haben aber auch Zugang zu einem PC oder Terminal. Dort werden Informationen wie Produktionszeiten, Fertigteile, etc. in EXCEL Tabellen oder selbst entwickelten Access Datenbanken erfasst. Jetzt kann die Produktionsleitung eigentlich zu jeder Zeit auf die Daten zugreifen und diese manuell in das ERP-System übertragen oder einfach nur auswerten. Da wie so oft im Tagesgeschäft aber wenig Zeit für eine „manuelle Stapelverarbeitung“ bleibt, werden auch diese Informationen nur selten für eine nachträgliche Nachkalkulation verwendet. Schade!

Schauen wir weiter zur BDE Firma – hier sprechen wir schon von einem durchgängigen, digitalen Prozess. Es ist eine Betriebsdatenerfassung (BDE-Lösung) an das bestehende ERP-System angebunden. In dem Produktionshallen gibt es an fest definierten Bereichen herkömmliche PCs oder Industrie-Terminals, die beispielsweise auch an der Wand hängen können. Die Produktionsmitarbeiter können sich an der BDE anmelden und dort Produktionsaufträge starten, pausieren und beenden. Es können Fertigprodukte sowie Ausschuss gemeldet werden und oftmals lassen sich auch schon Barcode-Label oder andere Aufkleber automatisiert drucken. Viele Unternehmer sind sich der Vorteile einer BDE Lösung bewusst, haben aber über lange Zeit die Einführung gescheut. Hier spielen viele Punkte zusammen. Ein Problem ist die Akzeptanz der Produktionsmitarbeiter/innen, die Angst vor mehr Kontrolle haben und den Mehrwert für das Unternehmen nicht kennen. Andererseits sind es aber auch die Entscheider, die Ihrem Team den Umgang mit einer BDE Lösung nicht zutrauen. Mit Einzug der Smartphones (die viele Produktionsmitarbeiter/innen inzwischen privat nutzen) gehören glücklicherweise die Probleme Akzeptanz und Zutrauen immer mehr der Vergangenheit an. Eine tolle Entwicklung!

Schauen wir noch einen Schritt weiter auf die – ich nenne Sie BDE+ Firma. Jetzt treiben wir die Digitalisierung einen Schritt voran. Die vorher beschriebene BDE Firma arbeitet schon sehr gut, hier werden aber zugehörige Zeichnungen, Dokumentationen oder Prüfanordnungen immer noch ausgedruckt. Zum Hintergrund: Die BDE Terminals stehen meist nur zentral und in geringer Anzahl zur Verfügung. Der/die Mitartbeiter/in benötigt die Informationen aber an seiner Maschine oder seinem Arbeitsplatz – also wird gedruckt. In der BDE+ Firma ist damit Schluss! Dank moderner Technologie können BDE Lösungen heute beispielsweise browserbasiert zur Verfügung gestellt werden. Damit kommt als Hardware so ziemlich jedes Gerät in Betracht, was einen gängigen Browser beinhaltet. Es lassen sich somit auch Tablets einsetzen, welche den Vorteil mitbringen, dass Sie einerseits günstig zu erhalten und von Haus aus kaum anfällig für Staub sind. Selbst einfache Consumer Geräte lassen sich durch das Anbringen einer stoßresistenten Schutzhülle schon annähernd als industrietaugliches Terminal umrüsten. Der Vorteil liegt auf der Hand. In Verbindung mit einer fachmännischen WLAN Ausleuchtung können Sie nun überall in Ihrem Produktionsbereich ein BDE Terminal bedienen. Aufgrund des geringen Hardware-Invests können Sie einfach mehr BDE Terminals einsetzen. Je nach Unternehmensgröße, Branche und Produkt spricht auch nichts dagegen, dass jeder Mitarbeiter/in ein eigenes Gerät erhält. Und falls der Person für die Fertigung des Produktes mehrere Maschinen oder Bereiche zur Verfügung stehen (Fertigungsvarianten), so kann das Tablet einfach von mitgenommen werden. Und warum? In der BDE Lösung wollen wir längst nicht mehr nur Fertigungszeiten und Stückzahlen melden. Es können nun auch sämtliche* Dokumente betrachtet werden, die seitens der Arbeitsvorbereitung dem Produktionsauftrag zugeordnet wurden. Die Produktionsmappe ist nun digital – und zwar komplett!

Jetzt werden Sie sagen „Sehr gut. Aber bei uns liegen die Produktionspapiere bei der Ware und werden von Bereich zu Bereich mitgegeben. Wie kennzeichne ich jetzt das Material mit dem dazugehörigen Auftrag, wenn die Papiere nur noch digital auf dem Tablet verfügbar sind?“ Die Antworten zu dieser Frage werden wir in einem folgenden Beitrag näher beleuchtet. Wir dürfen Ihnen aber schon verraten, dass es natürlich auch hier einfache Wege gibt.

Unsere Empfehlung – werden Sie zur BDE+ Firma! Wie auch schon in Teil eins unserer Beitragsserie bleibt unser Rat: Stellen Sie Ihre Prozesse auf den Prüfstand. Nehmen Sie sich die Zeit und schauen Sie einmal genauer hin. Sprechen Sie mit Ihrem Team. Sie werden Sätze hören wie „wir brauchen nichts anderes“ oder „wir machen das doch schon immer so“ aber in den meisten Abteilungen gibt es den einen Mitarbeiter, der gerne effektiver arbeiten möchten. Nutzen Sie diese Motivation und fangen Sie mit einem Teilbereich als Pilotprojekt an.

Jetzt sind Sie gefragt. Klar haben wir langjährige Erfahrungen als SAP Partner aber am Ende sind Sie die Anwender, die tagtäglich die Herausforderung eines produzierenden Unternehmens meistern. Wir interessieren uns sehr dafür, ob Sie unsere Meinung teilen und haben hierfür eine kleine BDE Umfrage erstellt. Sie dauert gerade einmal 10 Sekunden und kann anonym ausgefüllt werden. Danke für Ihre Unterstützung!

Für diejenigen, die jetzt sofort loslegen wollen – wir haben Ihnen unter dem folgenden Link alle wichtigen Informationen zu unserer BDE+ Lösung für SAP Business One zusammengestellt. Klingt gut? Dann rufen Sie mich einfach an (+49 371 2371-130) oder schreiben Sie mir eine E-Mail und wir besprechen die nächsten Schritte.