Fünf Tipps, die Sie in Vorbereitung auf ein ERP Projekt beachten sollten

Die Einführung eines neuen ERP-Systems hat immer das Ziel, zukünftig besser, schneller und effizienter zu arbeiten – dahinter stehen also immer hohe Erwartungen. Dabei ist jedoch nicht zu vergessen, dass ein solcher Wechsel immer auch ein tiefgreifender Einschnitt in bisherige Arbeitsprozesse ist. Nachfolgend haben wir Ihnen ein paar kleine Tipps zusammengestellt, über die es sich aus unserer Sicht und Erfahrung lohnt, im Vorfeld ein paar Gedanken zu machen.

Was sind Ihre Ziele hinter den Zielen?

Strategie first! Häufig sind die Hauptgründe bei der Entscheidung für ein neues System technischer Natur – also beispielsweise fehlende Schnittstellen, fehlende Auswertungsmöglichkeiten usw. usf. Das strategische Ziel kommt jedoch häufig zu kurz. Lehnen Sie sich einmal zurück und überdenken Sie die Ziele, die sie eigentlich erreichen wollen. Wie soll Ihnen das System helfen, Ihr Unternehmen strategisch aufzustellen? Wie kann das System Sie und natürlich auch Ihre Mitarbeiter bei Ihren täglichen Aufgaben entlasten, so dass Sie sich vorrangig auf die Entwicklung des Unternehmens konzentrieren können? Wird das neue System für Sie zu einer verbesserten Transparenz Ihrer Prozesse führen? Werden Sie den Zustand Ihres Unternehmens in Bezug auf Kunden, Finanzen, Controlling, Warenbestände oder Ihre Produktion besser steuern können? Definieren Sie also für sich und für Ihr Unternehmen diese eigentlichen Ziele.

Nehmen Sie alle Mitarbeiter mit.

Die Einführung eines neuen ERP-Systems ist ein tiefgreifender Einschnitt in bisherige Arbeitsprozesse. Mitarbeiter haben sich an Prozesse gewöhnt, die nun vielleicht ganz anders zu handhaben sind. Das kann Befürchtungen befeuern. Erfahrungsgemäß gibt es immer viele Mitarbeiter, die neuer Software skeptisch gegenüber stehen und einen erhöhten Arbeitsaufwand fürchten. Diese Bedenken dürfen Sie nicht wegwischen oder vernachlässigen. Eine erfolgreiche ERP-Einführung wird nicht von der Geschäftsleitung „diktiert“, sondern sollte von vielen Mitarbeitern mitgetragen werden. Nehmen Sie sich also die Zeit, die Ziele zu kommunizieren. Erläutern Sie, welche Vorteile Sie zukünftig erwarten, aber kommunizieren Sie genauso, dass alteingesessene Arbeitsweisen sich auch ändern werden. Stellen Sie die Verbesserungen in den Vordergrund und schaffen Sie so eine gewisse „Vorfreude“.

Stellen Sie ein schlagkräftiges Team zusammen.

ERP-Einführung ist Teamwork! Genau so wie in einer komplexen Software alle Informationen aus allen Abteilungen zusammenfließen, sollte ein schlagkräftiges Team zusammengestellt werden, dass den Querschnitt Ihres Unternehmens repräsentiert. Aber Achtung! Ein geeigneter Key-User muss nicht zwingend der Abteilungsleiter eines Bereiches sein. Ein Mitarbeiter aus dem Tagesgeschäft ist so manches mal auch eine gute Besetzung, da er die Aufgaben im Detail häufig besser kennt und sowohl Herausforderungen wie auch Potentiale einer neuen Software schneller antizipiert. Ein Tipp noch: Seien Sie mutig! Nehmen Sie ruhig auch Mitarbeiter in Ihr Team auf, die eine Schlüsselrolle darstellen, einer neuen Software aber skeptisch gegenüber stehen. So erkennen Sie schnell die „Knackpunkte“ und können frühzeitig reagieren.

Eine ERP-Einführung ist ein Prozess.

Lassen Sie sich nicht irritieren. Dinge ändern sich manchmal. Viele Aspekte, die im Vorfeld einer Einführung definiert werden, werden während des eigentlichen Projektes noch einmal einer kritischen Prüfung unterzogen. Das betrifft gerade mögliche Workflows, notwendige Auswertungen, Fragen zu Formularen, Schnittstellen zu Drittanwendungen usw. usf. Eine ERP-Einführung gleicht dabei immer einem dynamischen Prozess, bei dem das Nachsteuern zum Kurs halten dazu gehört. Hauptsache, Sie behalten Ihr Ziel im Auge!

Lassen Sie sich genügend Zeit.

Immer wieder kommt es zu Situationen, bei denen die ERP-Einführung „von oben“ viel zu ambitioniert geplant wird. Seien Sie sich darüber bewusst, dass notwendige Planungen und Vorbereitungen für Datenmigration usw. neben dem Tagesgeschäft erfolgen müssen. Geben Sie daher dem entsprechenden Team genügen Zeit und Ressourcen, dass Planung und Vorbereitung ordentlich durchgeführt werden können. Qualität ist wichtiger als Geschwindigkeit – schließlich legen Sie in der Einführungsphase den Grundstein für Ihr wichtigstes Werkzeug für die nächsten Jahre. Finden Sie also das gesunde Mittelmaß zwischen einem ambitionierten Zeitplan und genügend Freiraum, die Einführung erfolgreich durchzuführen.

Fazit

Sie sehen also: eine ERP-Einführung ist zwar immer eine Herausforderung für Mitarbeiter und Unternehmen, lässt sich aber bei entsprechender, konzentrierter Vorbereitung effizient, erfolgreich und stressfrei gestalten. Das Ergebnis lohnt sich dann meist: schnelleres, effektiveres Arbeiten, Entlastung der Mitarbeiter, transparente Prozesse und eine bessere Planung und Analyse sorgen dann für das gute Gefühl: Unsere ERP-Einführung war ein Erfolg!