Warum „dringend“ nicht gleich „wichtig“ ist

Kennen Sie das? Man arbeitet den ganzen Tag wie verrückt und trotzdem hat man das Gefühl, dass man nichts geschafft hat. Hierfür gibt es eine Erklärung. Dieses Gefühl kommt besonders dann auf, wenn man ständig nur damit beschäftigt ist, dringende Aufgaben „abzuarbeiten“. Wir sind uns wahrscheinlich alle einig, dass diese Arbeitsweise kein gutes Gefühl hinterlässt. Und wenn sich das Ganze zum Dauerzustand entwickelt, dann ist die Gefahr „auszubrennen“ sehr hoch.

Warum sind Aufgaben eigentlich dringend?

Warum sind Aufgaben eigentlich dringend? Hierfür gibt es verschiedene Gründe: Einer davon kann sein, dass die Wichtigkeit einer Aufgabe nicht frühzeitig erkannt wurde. Jetzt ist Ihnen die Zeit davon gelaufen und Sie müssen die Aufgabe unter Zeitdruck erledigen.

Um dem Gefühl des „Hinterherlaufens“ zu entkommen, müssen Sie Aufgaben priorisieren. Und zwar richtig. Dabei gilt es in erster Linie zu prüfen, ob Aufgaben tatsächlich wichtig sind. Jetzt werden Sie sagen: „Das ist ja mein Problem. Alle Aufgaben sind immer wichtig“. Gehen wir in einem Beispiel davon aus, Sie sind Abteilungsleiter und den ganzen Tag kommen Kollegen/innen auf Sie zu und bitten Sie um Antworten und Entscheidungen zu diversen Problemfällen aus dem Tagesgeschäft. Sie können jetzt Tag für Tag Ihre wertvolle Zeit für das Beantworten dieser Fragen opfern. Ihre eigenen Aufgaben bleiben dabei jedoch auf der Strecke. Sie können aber auch einen Schritt zurücktreten und das Ganze einmal mit Abstand betrachten.

Jetzt wird man feststellen, dass es wichtig ist, eine Lösung zu erarbeiten, damit diese vielen Rückfragen der Kollegen/innen gar nicht erst entstehen. In unserem konkreten Beispiel: Versuchen Sie Regeln oder Gemeinsamkeiten hinter den vielen Fragen/Problemen zu erkennen und automatisieren Sie möglichst viele Arbeitsschritte, damit es zukünftig gar kein „Abweichen vom Prozess“ mehr gibt. Für alle Themen, die sich nicht automatisieren lassen, erstellen Sie Regeln wie im Ausnahmefall zu verfahren ist. Sie geben Ihren Mitarbeitern damit Optionen an die Hand sowie auch die Eigenverantwortung, um selbst Entscheidungen zu treffen. Damit haben Sie zwei Fliegen mit einer Klappe geschlagen. Sie selbst erhalten jetzt deutlich weniger Rückfragen und Ihre Mitarbeiter fühlen sich mehr wertgeschätzt.

Einer weiterer Grund für eine dringende Aufgabe kann sein, dass Ihnen jemand anderes sagt, dass diese Aufgabe dringend ist. Das kann ein Kollege, der Chef oder beispielsweise auch ein Kunde sein. Diese Situation fühlt sich ein Stück weit nach einer Sackgasse an – ist sie aber nicht. Die Lösung ist gar nicht so schwer, bedarf allerdings etwas Mut. Sagen Sie NEIN! Natürlich nicht sofort. Sie sollten schon prüfen, ob die Aufgabe tatsächlich wichtig und die Dringlichkeit angebracht ist. Wenn ja, dann erledigen Sie die Aufgabe unverzüglich. Wann und wie man das am besten tut, werden wir in einem zukünftigen Beitrag beschreiben. Wenn Sie aber für sich mit gutem Gewissen sagen können, dass diese Aufgabe nicht so wichtig ist, dass Sie sie heute erledigen müssen, dann sagen Sie nein und erklären Sie dem Gegenüber Ihre Meinung. Es wird sich fast immer eine Lösung finden. Sie können sich auf einen neuen Erledigungstermin einigen oder eine andere Person kann die Erledigung der Aufgabe übernehmen. Sprechen Sie einfach offen und ehrlich über Ihre Sicht. Man wird Ihnen [voraussichtlich] nicht den Kopf abreißen.

Jetzt werden Sie denken, was hat das eigentlich mit SAP zu tun? Unsere Mission ist, Ihnen dabei zu helfen, mehr Zeit für die wirklich wichtigen Themen zu finden. Die Digitalisierung schreitet exponentiell voran und alles, was sich automatisieren lässt, wird automatisiert werden. Es werden neue Unternehmen entstehen die Lösungen anbieten, an die wir heute noch gar nicht denken. Ihr Wettbewerb wird Sie nicht um Erlaubnis bitten. Umso wichtiger ist es jetzt für jeden Einzelnen innovativ zu sein und Mut zur Veränderung zu haben. Wir bei SIGMA stehen mit SAP Business One und einem großen Baukasten an Digitalisierungs-Tools in den Startlöchern. Die Idee, um Ihren Kunden zukünftig noch bessere Produkte oder neue Services zu bieten, kann aber nur von Ihnen kommen. Denn Sie sind der Experte in Ihrer Branche. 

Aber wie macht man das, wenn man sich von alledem überfordert fühlt? Wenn man einfach  nicht weiß, wie man all diese vielen Möglichkeiten für sich nutzen soll? Die Lösung ist einfach. Lassen Sie sich von uns inspirieren, was aufgrund neuer Technologien heute alles möglich ist. Die Ideen kommen dann meistens von ganz allein. Auch wenn der Abschluss dieses Beitrages jetzt etwas dick aufgetragen klingt, so meinen wir es doch genau so:

„Lassen Sie uns gemeinsam die Zukunft gestalten.“ Wir freuen uns darauf!

 

 

"Mein Name ist Thomas Heinke und ich freue mich, wenn Sie sich melden." 

Jetzt Kontakt aufnehmen:
Telefon +49 371/2371-214 oder E-Mail