Alarmmeldungen in SAP Business One

In unserem Beitrag „Warum dringend nicht gleich wichtig ist“ haben wir darüber gesprochen, dass man wichtige Aufgaben erkennen und weitestgehend automatisieren sollte. Soweit das nicht möglich ist, kann man Regeln definieren, damit das Team eigenständig entscheiden und damit die Aufgabe erledigen kann. Je nach Anwendungsfall kann auch eine Kombination beider Varianten möglich sein.

Wenn Sie beispielsweise wünschen, dass Ihre SAP Business One Lösung Sie eigenständig beim Zutreffen verschiedener Eigenschaften informiert, dann sind die Alarmmeldungen perfekt dafür geeignet.

Es gibt in SAP Business One bereits vorkonfigurierte Alarme wie das Abweichen vom Kreditlimit oder das Abweichen vom Rabatt.

Auswahlliste der verfügbaren Alarmabfragen

Sie können sich natürlich auch eigene Alarme erstellen. Die Umsetzung ist denkbar einfach:

  • Soweit es in Ihrem SAP Business One noch keine passende Abfrage gibt, so erstellen Sie sich über den Abfrageassistenten oder den Abfragemanager einfach eine Neue (zu finden unter Extras\Abfragen). Diese Abfrage muss die notwendigen Parameter enthalten, damit später auch ein Alarm ausgelöst werden kann.
  • Wenn die Abfrage steht, dann gehen Sie in Ihrem SAP Business One Menü unter Administration auf die Alarmfunktionen. Dort können Sie die vorher erstellte Abfrage öffnen (Bsp. Fällige Serviceverträge) und die Regeln für den Alarm einstellen. Es können einzelne oder mehrere Personen als Empfänger definiert werden. Wenn Sie das Häkchen bei Intern setzen, dann erscheint die Alarmmeldung in SAP Business One innerhalb des Alarm-Fensters. Parallel können Sie sich auch per E-Mail informieren lassen. SMS und FAX sehen wir zwischenzeitlich nicht mehr als relevant an, würde aber auch funktionieren.

Einrichtung einer neuen Alarmfunktion unter Administration/Alarmfunktionen

Um die Alarme auch immer im Überblick zu haben, können Sie sich in beiden SAP Versionen (MS SQL und SAP HANA) jeweils ein Alarm Widget auf Ihrem Desktop einrichten.

Beispiel Alarm Dashboard SAP Business One – Version für SAP HANA

Andernfalls kann das Alarm-Fenster auch jederzeit über das Menü geöffnet werden.

Und das war es auch schon! Wir wünschen Ihnen viel Spaß beim Erstellen Ihrer eigenen Alarme.