Ihr neuer Assistent im Einkauf

Was würden Sie sagen, wenn wir Ihnen für Ihr Tagesgeschäft einfach so einen Assistenten an die Seite stellen, der Sie beispielsweise im Einkauf unterstützt? Und das ohne zusätzliche Kosten. Ich bin mir sicher, Sie alle würden spontan antworten: „Ja klar, wir sind dabei.“

Okay, wir haben zwar keine echte Person aber dafür geben wir Ihnen einen elektronischen Assistenten, der Ihnen treu und ohne jegliche Personalkosten zur Seite steht. Er hat zwar keinen so coolen Namen, wie Siri, Alexa oder Cortana. Dafür macht er zuverlässig seinen Job und das schon seit vielen Jahren.

In SAP Business One gibt es eine Menge Assistenten, die Ihnen das Tagesgeschäft erleichtern. Einer davon ist der Beschaffungsassistent für Kundenaufträge.

Speziell für Unternehmen, die individuelle Produkte fertigen oder einkaufen, bietet sich der Einsatz des Beschaffungsassistenten an. Gerade im kleinen Mittelstand ist es oftmals so, dass die Personen, die den Kundenauftrag in SAP Business One erfassen, im zweiten Schritt auch gleich die Bestellung für den Lieferanten oder die Anlage des Produktionsauftrages erledigen möchten. Das kann man jetzt auf dem „klassischen“ Weg erledigen. Bedeutet: In die entsprechenden Module springen (Einkauf oder Produktion) und dort einen neuen Beleg erstellen. Dann alle notwendigen Informationen manuell erfassen und den Bezug zum Kundenauftrag herstellen. Mir persönlich ist das zu umständlich. Da lasse ich doch lieber den Assistenten für mich arbeiten.

Hierfür setzen Sie in Ihrem Kundenauftrag einfach im Reiter Logistik das Häkchen bei Prozessbeleg für Streckengeschäftslagerposition oder für Nicht-Streckengeschäftslagerposition. Alternativ hierzu können Sie sich auch auf Zeilenebene das Feld Beschaffungsbeleg zulassen einblenden (siehe Abbildung).

Sie können dadurch zeilenweise entscheiden, welche Artikel nach dem Hinzufügen des Kundenauftrages für den Assistenten berücksichtigt werden sollen. Gesagt, getan – der Assistent erscheint unaufgefordert und meldet sich zur Arbeit bereit.

So wie Sie alle das von einem Installationsassistenten oder einem Konfigurator kennen, können Sie jetzt verschiedene Optionen wählen und jeweils über den Button Weiter in den nächsten Schritt springen. Wichtig dabei: Je besser die Stammdaten Ihrer Artikel gepflegt sind, desto schneller sind Sie am Ende. So können Sie beispielsweise schon bei Schritt 2 eine Abkürzung wählen und direkt Zum letzten Schritt springen (siehe Abbildung unten).

Eins, zwei, drei (im wahrsten Sinne des Wortes) und schon ist die Bestellung im System und kommt je nach Wunsch zeitgleich als Beleg aus Ihrem Drucker.

Und natürlich sind beide Belege miteinander verbunden, damit andere Personen den Status des Auftrages jederzeit und sehr einfach nachvollziehen können.