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Der Wechsel zur Elektronischen Rechnung: Was Unternehmen wissen müssen

Ab dem Jahr 2025 wird die elektronische Rechnung für Unternehmen in Deutschland zur Pflicht. Aufgrund des hohen zu erwartenden Umsetzungsaufwands gibt es jedoch Übergangsregelungen. Dies bedeutet, dass Unternehmen bis spätestens zum 01. Januar 2025 in der Lage sein müssen, elektronische Rechnungen zu empfangen. Bis zum 01. Januar 2027 sollen alle Unternehmen mit einem Gesamtumsatz von 800.000 Euro im Vorjahr Rechnungen nur noch in elektronischer Form erstellen und versenden. Ab dem 01. Januar 2028 gilt dies dann für alle Unternehmen.

Wer ist betroffen und welche Ausnahmen gibt es?

Bis Ende 2026 dürfen Unternehmen für im Jahr 2025 und 2026 getätigte Geschäfte weiterhin Papierrechnungen verwenden. Elektronische Rechnungen, die nicht dem neuen Format entsprechen, bleiben ebenfalls bis zu diesem Zeitpunkt zulässig. Allerdings ist auch weiterhin die Zustimmung des Rechnungsempfängers erforderlich.

Bis Ende 2027 dürfen Unternehmen für im Jahr 2027 getätigte Geschäfte weiterhin Papierrechnungen verwenden. Elektronische Rechnungen, die nicht dem neuen Format entsprechen, bleiben ebenfalls zulässig. Wie bereits in den Jahren 2025 und 2026 ist hierfür die Zustimmung des Rechnungsempfängers erforderlich. Zusätzlich muss der Rechnungsaussteller jedoch einen Vorjahresumsatz von maximal 800.000 EUR haben.

Die neuen Regelungen zur Ausstellung von E-Rechnungen gelten für folgende Empfängergruppen:

  • Der Empfänger ist ein Unternehmen mit Sitz in Deutschland
  • Grundstücksbezogene Leistungen, sowohl an private Haushalte als auch Unternehmen
  • Der Empfänger ist eine juristische Person, die kein Unternehmer ist

Es gibt jedoch Ausnahmen für Rechnungen mit Beträgen bis 250 Euro, Fahrausweise und steuerfreie Umsätze.

Welche Formate werden akzeptiert?

Für die elektronische Rechnungsstellung werden laut einem Schreiben des BMF zwei Formate anerkannt: Die XRechnung, die auf XML basiert und alle Rechnungsinformationen in strukturierter Form liefert, sowie das ZUGFeRD-Format, eine hybride Lösung, die sowohl strukturierte XML-Daten als auch das Rechnungsbild im PDF-Format enthält. Aber auch andere Rechnungsformate können grundsätzlich die geforderten Anforderungen erfüllen.

Bitte beachten Sie: Eine Nutzung des EDI-Verfahrens ist weiterhin zulässig, sofern die für die Umsatzsteuer erforderlichen Informationen aus dem verwendeten Rechnungsformat richtig und vollständig extrahiert werden können, sodass das Ergebnis der CEN-Norm EN 16931 entspricht.

Was ist bei der Archivierung zu beachten?

Es besteht die Pflicht zur rechtssicheren Archivierung elektronischer Rechnungen für einen Zeitraum von 10 Jahren. Dabei darf kein Medienbruch erfolgen, zum Beispiel durch das Ausdrucken von E-Rechnungen. Bei einer rechtssicheren Archivierung können sich Unternehmen auf Dokumentenmanagementsysteme wie cks.DMS verlassen.

Welche Vorteile bringt die Umstellung?

Die Umstellung auf E-Rechnungen bringt Unternehmen bereits heute mehr Effizienz in der Buchhaltung. Die Verarbeitung von Rechnungsdaten erfolgt schneller, was zu Zeitersparnis führt. Zudem können Materialkosten gesenkt, die Archivierung vereinfacht und Eingabefehler reduziert werden.

Wie kann SAP Business One helfen?

Unternehmen, die SAP Business One nutzen, sind bereits gut gerüstet für die Umstellung auf E-Rechnungen. Die Software unterstützt sowohl die Erstellung als auch das Einlesen elektronischer Rechnungen.

Haben Sie Fragen zur elektronischen Rechnung? Wir stehen Ihnen gerne zur Seite und unterstützen Sie bei der Umstellung.