Kaufen oder mieten? Hardware vs. Cloud
Jens DemutVeröffentlichungAktualisierung
Alles Wissenswerte zum Thema Hardware vs. Cloud auf einen Blick
- Die Kaufvariante ist der Klassiker im ERP-Umfeld und sichert den lebenslangen Besitz der Lizenzen.
- Die Verantwortung für Server und Infrastruktur verbleibt beim Kaufmodell vollständig im eigenen Haus.
- Cloud-Modelle bieten durch monatliche Mietpreise eine hohe Liquiditätsschonung für Ihr Unternehmen.
- Datenbanklizenzen für HANA oder MS SQL sind in der monatlichen Cloud-Gebühr bereits enthalten.
- Die Grundvoraussetzung für das Arbeiten in der Cloud ist eine unterbrechungsfreie Internetverbindung.
- Bestehende Lizenzen lassen sich bei veralteter Hardware problemlos in eine Cloud-Umgebung migrieren.
- Zertifizierte Cloud-Rechenzentren bieten oft höhere Sicherheitsstandards als lokale Serverlösungen.
- Kleine Unternehmen profitieren in der Cloud von geringen Einstiegshürden und hoher Skalierbarkeit.
Wie hat sich die Cloud-Technologie für kleine Unternehmen entwickelt?
Das Thema Cloud ist grundsätzlich nicht neu, war aber früher aufgrund hoher Bereitstellungskosten primär großen Unternehmen vorbehalten, die Rechenzentren als Application Service Provider nutzten. Zwischenzeitlich haben sich die Webtechnologien rasant entwickelt. Speziell im Fall SAP Business One wurde das Cloud Control Center (Beispiel-Video) entwickelt. Auf Basis dieser Lösung ist es dem Provider nun möglich, die verschiedenen Kundensysteme (Tenants) viel effektiver zu erstellen und zu verwalten. Durch diese Automatisierung ist nun auch ein komplett neue Preispolitik möglich, welche die Nutzung von SAP Business One in der Cloud jetzt auch für kleine Unternehmen und Start-ups attraktiv macht.
Welche technischen Voraussetzungen müssen für die Kaufvariante im eigenen Haus erfüllt sein?
Der Klassiker im ERP-Umfeld. Die SAP Lizenzen werden gekauft und gehören Ihnen ein Leben lang. In dieser Variante wird die SAP Lösung in der Regel in Ihrem Hause auf eigener Hardware installiert. Es ist also wichtig, in Vorbereitung eines SAP Projektes zu beachten, ob die bestehende IT-Infrastruktur ausreichend ist oder zusätzlich investiert werden muss. Gerade kleinere Unternehmen unterschätzen oftmals die Anforderungen heutiger ERP-Systeme. Vor allem, wenn zusätzliche Lösungen, wie eine mobile Lagerverwaltung, Betriebsdatenerfassung oder beispielsweise ein Online-Shop angebunden werden sollen. Hier kann es schnell komplex werden. Zu beachten gilt: Ist ein Serverschrank vorhanden/ausreichend? Sind die Netzwerkkomponenten ausreichend? Ist eine USV (unterbrechungsfreie Stromversorgung) vorhanden? Wie greifen die Mitarbeiter von extern auf die Systeme zu? etc. Glücklicherweise verstehen wir uns bei SIGMA als Komplettdienstleister und können Ihnen auch in diesem Fall mit Rat und Tat zur Seite stehen.
Welche finanziellen Aspekte und laufenden Kosten sind beim Kauf von SAP-Lizenzen zu berücksichtigen?
Kaufmännisch betrachtet müssen Sie in der Kaufvariante gleich zu Beginn des Projektes etwas tiefer in die Tasche greifen. Wer das nicht möchte, hat die Möglichkeit, das Gesamtprojekt über Leasing oder einen Softwarenutzungsvertrag/Mietkauf abzuwickeln und die Kosten somit auf drei oder fünf Jahre zu verteilen. Dazu ein Hinweis: In der Regel ist der Lizenzkauf mit einem zusätzlichen Softwarepflegevertrag verbunden, welcher die Bereitstellung von neuen Software-Versionen sowie Supportleistungen beinhaltet. Soweit Sie keinen eigenen Administrator haben, sollten Sie auch laufende Kosten für die neue Hardware bzw. speziell für die Aktualisierung der Systemsoftware (Betriebssystem, Antivirensoftware, etc.) berücksichtigen.
Wie hoch ist die physische Datenhoheit bei einer Inhouse-Lösung tatsächlich?
Die Inhouse Variante wird immer noch von vielen Unternehmern als sicher bzw. richtig empfunden da man immer die Hoheit über seine Daten hat. Physisch betrachtet, ist dem auch so. Wie sicher die Daten im eigenen Haus tatsächlich sind, wird glücklicherweise bei vielen Unternehmen nie auf die Probe gestellt. Wir alle wissen aber, welche Abhängigkeit von guten Antiviren- und Spam-Lösungen wir heutzutage haben, um bedenkenlos unsere E-Mails lesen oder im Internet surfen zu können.
Für welche Unternehmen eignet sich die Cloudvariante und welche Leistungen sind im Mietpreis enthalten?
Zu Beginn der „Cloud-Bewegung“ haben sich vor allem Projekt- und Servicedienstleister für SAP Business One in der Cloud interessiert. Gerade in dieser Branche gibt es oftmals viele Mitarbeiter im Außendienst, die sich einen schnellen und einfachen Zugriff auf das System wünschen. Auch für große Unternehmen mit mehreren Standorten ist SAP Business One in der Cloud interessant. Zwischenzeitlich spricht die Cloud Variante Unternehmen aus allen Branchen an und ist vor allem bei Start-ups sehr beliebt. Die Nutzung von Cloud Lösungen ist in der Regel an ein Mietmodell gekoppelt. So auch bei SAP Business One. Sie zahlen pro Nutzer (User) einen monatlichen Mietpreis. In dieser Miete ist die SAP Lizenz, die Datenbanklizenz (HANA oder MS SQL), die Softwarepflegegebühr für den 3rd Level Support des Herstellers und auch die Bereitstellung der Software in der Cloud enthalten. Je nach Angebot des SAP Partners, kann der Vertrag dann um zusätzliche Support-Pakete (Prinzip Enterprise und Premium Support) erweitert werden. Der Cloud Provider kümmert sich darum, dass Ihr SAP System läuft. Bis auf ein kleines, fest definiertes Zeitfenster für Wartunfsarbeiten steht das System dauerhaft zur Verfügung. Für Ihre Sicherheit, dass der Cloud Provider sich an Vorgaben und Richtlinien bindet, gibt es Qualitätsstandards (Tier 1 bis Tier 4) sowie die ISO27001 Zertifizierung.
Wie unterscheiden sich die Investitionskosten und die Flexibilität der Cloud gegenüber der Kaufvariante?
Insgesamt ist der Invest für die Bereitstellung der Software zu Beginn eines SAP Einführungsprojektes deutlich geringer als in der Kaufvariante. Mit einer Mindestvertragslaufzeit von 12 Monaten behalten Sie sich weiterhin auch die Flexibilität, die Anzahl der User zu reduzieren oder im Notfall den Vertrag sogar zu beenden, falls wirtschaftliche Gründe Sie dazu zwingen würden. Im Vergleich zur Kaufvariante, bei der Sie nach dem eigentlichen Invest nur noch die jährlichen Softwarepflegegebühren haben, sind in der SAP Business One Cloud Variante die monatlichen Mietgebühren Monat für Monat und Jahr für Jahr zu entrichten. Sie haben also insgesamt eine höhere monatliche Belastung. Im Gegenzug dazu müssen Sie sich aber nicht um den oben angesprochenen Kauf der IT-Infrastruktur kümmern, welcher in der Regel auch alle drei bis fünf Jahre neu ansteht.
Welche Anforderungen stellt die Cloud-Nutzung an Ihre Internetverbindung?
Ein wesentliches Thema sei in der SAP Business One Cloud Variante noch erwähnt. Sie brauchen eine funktionierende Internetverbindung – diese muss gar nicht zwingend rasend schnell aber dafür stabil sein. Für ein Fünf-User-System sind beispielsweise 1,5 MBit/s schon ausreichend. Sie benötigen diese Verbindung aber permanent (wenn Sie arbeiten). Leider erlebe ich es immer noch häufig, dass Unternehmen (vor allem in Industriegebieten kleinerer Städte oder in ländlichen Gebieten) von schlechten Internetverbindungen ausgebremst werden und in Ihrer Strategie dadurch eingeschränkt sind. Dieser Punkt muss daher immer noch bei Ihrer Entscheidung berücksichtigt werden.
Ist ein Umzug in die Cloud trotz vorhandener Kauflizenzen möglich?
Sie haben schon vor Jahren Ihre SAP Lizenzen gekauft. Jetzt steht die Erneuerung der Hardware an und eigentlich wollen Sie sich am liebsten gar nicht mit diesem Thema auseinander setzen. In diesem Fall gibt es auch die Möglichkeit, Ihr heutiges SAP Business One System in die Cloud „umzuziehen“. Ihr bestehender Softwarepflegevertrag bleibt damit bestehen. Es wird ein zusätzlicher Mietvertrag für die Cloud Umgebung (bei SIGMA ist das beispielsweise die Cloudiax Cloud) abgeschlossen. Aufgrund der bereits bestehenden Kauflizenzen ist die monatliche Miete für die Cloud natürlich deutlich geringer. Wie Sie sich in der Cloud an Ihrem SAP System anmelden können, sehen Sie in diesem kurzen YouTube Video.
Das Personal-Gleichnis: Ergebnis oder Aufwand?
Die Wahl zwischen Hardware und SAP Business One in der Cloud ist keine Frage von besser oder schlechter, sondern eine Frage der unternehmerischen Einstellung. Wer eigene Hardware nutzt, übernimmt dir Rolle des Organisators: Man muss nicht nur das Personal, sondern auch die Arbeitsmittel und Ausfallzeiten selbst managen. Die Cloud hingegen funktioniert wie ein gebuchter Service, welcher ein fertiges Ergebnis zu einem fixen Preis liefert. Am Ende entscheidet die Frage, ob Sie die IT-Infrastruktur als eigene Aufgabe verwalten möchten oder lediglich ein zuverlässig erledigtes Ergebnis erwarten.
Wie verändert die fortschreitende Digitalisierung die Anforderungen an Ihre IT?
Bei all diesen Vor- und Nachteilen darf man am Ende eine Sache nicht vergessen. Die Welt wird immer digitaler. Nehmen wir beispielsweise den Handel. Sie müssen heute in der Lage sein, verschiedenste Kanäle zu bedienen, um Ihre Waren an den Mann oder an die Frau zu bringen. Egal, ob Amazon, Ebay, Ihr eigener Online-Shop oder selbst die Speditionen, mit denen Sie Ihre Ware versenden. Überall Cloud Lösungen! Mit Sicherheit wird man noch viele Jahre in der Lage sein, die Systeme in seinem eigenen Haus mit eigener Hardware betreiben zu können. Die Anforderungen und auch die Herausforderungen, die Sie dabei meistern müssen, werden aber zunehmend komplexer und ändern sich deutlich schneller, als das früher noch der Fall war.
FAQ
Die Stabilität Ihrer Internetverbindung ist entscheidender als pure Bandbreite. Für ein Team von 5 Usern reicht bereits eine konstante Verbindung von 1,5 MBit/s aus, um reibungslos zu arbeiten.
Unternehmen in ländlichen Gebieten oder in kleineren Städten werden häufig von schlechten Internetverbindungen ausgebremst, was gegen die Entscheidung für die Cloud sprechen kann.
Für Projekt- oder Servicedienstmitarbeiter mit vielen Mitarbeitern im Außendienst ist die Cloud attraktiv, da sie einen schnellen und einfachen Zugriff auf das System von überall ermöglicht.
Wir bleiben daher bei unserer Empfehlung: Nehmen Sie sich Zeit für Ihre Strategie. Wie können Sie sich von Ihrem Wettbewerb unterscheiden und damit Ihr eigenes Business vorantreiben? Hieraus ergeben sich dann meistens schon die Anforderungen, die wir gemeinsam als Grundlage für Ihre „Hardware vs. Cloud“ Entscheidung heranziehen können.
Klingt gut? Dann rufen Sie mich einfach an (+49 371 2371-216) oder schreiben Sie mir eine E-Mail und wir besprechen die nächsten Schritte.
Jens Demut
Geschäftsführer SIGMA Software und Consulting GmbH
Jens Demut, Diplom-Wirtschaftsinformatiker (Dipl.Wirt.Inf.), verfügt über 19 Jahre Berufserfahrung im SAP Business One Bereich. Seit 2007 bei SIGMA Software & Consulting tätig, begann er als SAP Business One Consultant und übernahm später die Rolle des Geschäftsführers.
Lösungen für Ihre Branche und Ihre Prozesse stellen wir Ihnen gerne vor.
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