SAP Business One Cloud vs. Hardware

Zunächst eine kurze Erklärung. Das Thema Cloud ist grundsätzlich nicht neu. Schon früher haben (hauptsächlich) sehr große Unternehmen Ihre komplette Softwarelandschaft durch Rechenzentren bereitstellen lassen und dafür entsprechende Mietgebühren bezahlt. Das Rechenzentrum agiert in diesem Fall als Application Service Provider (Anwendungsdienstleister). Dieses Modell wurde vorwiegend deshalb von großen Unternehmen genutzt, da die Leistungen der Rechenzentren mit jeder Menge manueller Verwaltungs- und Pflegeaufwand verbunden waren. Die hohen Bereitstellungskosten haben sich daher nur bei einer entsprechende Anzahl an Systemen/Benutzern gerechnet.

Zwischenzeitlich – die Webtechnologien haben sich die letzten Jahre rasant entwickelt – stehen den Anbietern ganz andere Möglichkeiten zur Verfügung. Speziell im Fall SAP Business One wurde das Cloud Control Center (Beispiel-Video) entwickelt. Auf Basis dieser Lösung ist es dem Provider nun möglich, die verschiedenen Kundensysteme (Tenants) viel effektiver zu erstellen und zu verwalten. Durch diese Automatisierung ist nun auch ein komplett neue Preispolitik möglich, welche die Nutzung von SAP Business One in der Cloud jetzt auch für kleine Unternehmen und Start-ups attraktiv macht.

Gehen wir nun einmal auf die verschiedenen Bereitstellungsmöglichkeiten von SAP Business One ein:

Der Klassiker im ERP-Umfeld. Die SAP Lizenzen werden gekauft und gehören Ihnen ein Leben lang. In dieser Variante wird die SAP Lösung in der Regel in Ihrem Hause auf eigener Hardware installiert. Es ist also wichtig, in Vorbereitung eines SAP Projektes zu beachten, ob die bestehende IT-Infrastruktur ausreichend ist oder zusätzlich investiert werden muss. Gerade kleinere Unternehmen unterschätzen oftmals die Anforderungen heutiger ERP-Systeme. Vor allem, wenn zusätzliche Lösungen, wie eine mobile Lagerverwaltung, Betriebsdatenerfassung oder beispielsweise ein Online-Shop angebunden werden sollen. Hier kann es schnell komplex werden. Zu beachten gilt: Ist ein Serverschrank vorhanden/ausreichend? Sind die Netzwerkkomponenten ausreichend? Ist eine USV (unterbrechungsfreie Stromversorgung) vorhanden? Wie greifen die Mitarbeiter von extern auf die Systeme zu? etc. Glücklicherweise verstehen wir uns bei SIGMA als Komplettdienstleister und können Ihnen auch in diesem Fall mit Rat und Tat zur Seite stehen.

Kaufmännisch betrachtet müssen Sie in der Kaufvariante gleich zu Beginn des Projektes etwas tiefer in die Tasche greifen. Wer das nicht möchte, hat die Möglichkeit, das Gesamtprojekt über Leasing oder einen Softwarenutzungsvertrag/Mietkauf abzuwickeln und die Kosten somit auf drei oder fünf Jahre zu verteilen. Dazu ein Hinweis: In der Regel ist der Lizenzkauf mit einem zusätzlichen Softwarepflegevertrag verbunden, welcher die Bereitstellung von neuen Software-Versionen sowie Supportleistungen beinhaltet. Soweit Sie keinen eigenen Administrator haben, sollten Sie auch laufende Kosten für die neue Hardware bzw. speziell für die Aktualisierung der Systemsoftware (Betriebssystem, Antivirensoftware, etc.) berücksichtigen.

Die Inhouse Variante wird immer noch von vielen Unternehmern als sicher bzw. richtig empfunden da man immer die Hoheit über seine Daten hat. Physisch betrachtet, ist dem auch so. Wie sicher die Daten im eigenen Haus tatsächlich sind, wird glücklicherweise bei vielen Unternehmen nie auf die Probe gestellt. Wir alle wissen aber, welche Abhängigkeit von guten Antiviren- und Spam-Lösungen wir heutzutage haben, um bedenkenlos unsere E-Mails lesen oder im Internet surfen zu können.

Zu Beginn der „Cloud-Bewegung“ haben sich vor allem Projekt- und Servicedienstleister für SAP Business One in der Cloud interessiert. Gerade in dieser Branche gibt es oftmals viele Mitarbeiter im Außendienst, die sich einen schnellen und einfachen Zugriff auf das System wünschen. Auch für große Unternehmen mit mehreren Standorten ist SAP Business One in der Cloud interessant. Zwischenzeitlich spricht die Cloud Variante Unternehmen aus allen Branchen an und ist vor allem bei Start-ups sehr beliebt. Die Nutzung von Cloud Lösungen ist in der Regel an ein Mietmodell gekoppelt. So auch bei SAP Business One. Sie zahlen pro Nutzer (User) einen monatlichen Mietpreis. In dieser Miete ist die SAP Lizenz, die Datenbanklizenz (HANA oder MS SQL), die Softwarepflegegebühr für den 3rd Level Support des Herstellers und auch die Bereitstellung der Software in der Cloud enthalten. Je nach Angebot des SAP Partners, kann der Vertrag dann um zusätzliche Support-Pakete (Prinzip Enterprise und Premium Support) erweitert werden. Der Cloud Provider kümmert sich darum, dass Ihr SAP System läuft. Bis auf ein kleines, fest definiertes Zeitfenster für Wartunfsarbeiten steht das System dauerhaft zur Verfügung. Für Ihre Sicherheit, dass der Cloud Provider sich an Vorgaben und Richtlinien bindet, gibt es Qualitätsstandards (Tier 1 bis Tier 4) sowie die ISO27001 Zertifizierung.

Insgesamt ist der Invest für die Bereitstellung der Software zu Beginn eines SAP Einführungsprojektes deutlich geringer als in der Kaufvariante. Mit einer Mindestvertragslaufzeit von 12 Monaten behalten Sie sich weiterhin auch die Flexibilität, die Anzahl der User zu reduzieren oder im Notfall den Vertrag sogar zu beenden, falls wirtschaftliche Gründe Sie dazu zwingen würden. Im Vergleich zur Kaufvariante, bei der Sie nach dem eigentlichen Invest nur noch die jährlichen Softwarepflegegebühren haben, sind in der SAP Business One Cloud Variante die monatlichen Mietgebühren Monat für Monat und Jahr für Jahr zu entrichten. Sie haben also insgesamt eine höhere monatliche Belastung. Im Gegenzug dazu müssen Sie sich aber nicht um den oben angesprochenen Kauf der IT-Infrastruktur kümmern, welcher in der Regel auch alle drei bis fünf Jahre neu ansteht.

Ein wesentliches Thema sei in der SAP Business One Cloud Variante noch erwähnt. Sie brauchen eine funktionierende Internetverbindung – diese muss gar nicht zwingend rasend schnell aber dafür stabil sein. Für ein Fünf-User-System sind beispielsweise 1,5 MBit/s schon ausreichend. Sie benötigen diese Verbindung aber permanent (wenn Sie arbeiten). Leider erlebe ich es immer noch häufig, dass Unternehmen (vor allem in Industriegebieten kleinerer Städte oder in ländlichen Gebieten) von schlechten Internetverbindungen ausgebremst werden und in Ihrer Strategie dadurch eingeschränkt sind. Dieser Punkt muss daher immer noch bei Ihrer Entscheidung berücksichtigt werden.

Sie haben schon vor Jahren Ihre SAP Lizenzen gekauft. Jetzt steht die Erneuerung der Hardware an und eigentlich wollen Sie sich am liebsten gar nicht mit diesem Thema auseinander setzen. In diesem Fall gibt es auch die Möglichkeit, Ihr heutiges SAP Business One System in die Cloud „umzuziehen“. Ihr bestehender Softwarepflegevertrag bleibt damit bestehen. Es wird ein zusätzlicher Mietvertrag für die Cloud Umgebung (bei SIGMA ist das beispielsweise die Cloudiax Cloud) abgeschlossen. Aufgrund der bereits bestehenden Kauflizenzen ist die monatliche Miete für die Cloud natürlich deutlich geringer. Wie Sie sich in der Cloud an Ihrem SAP System anmelden können, sehen Sie in diesem kurzen YouTube Video.

Insgesamt kann man zusammenfassen, es gibt kein gut oder schlecht. Cloud ist nicht automatisch günstiger und Hardware ist nicht zwingend komplizierter. Es kommt auf die Einstellung an. Ich verwende immer wieder das Beispiel der Putzfrau. Sie können sich eine eigene Person einstellen, die regelmäßig in Ihrem Unternehmen putzt. In diesem Fall müssen Sie sich auch um alles weitere kümmern: Sie brauchen einen Wischmopp, einen Eimer, Reinigungsmittel und Sie benötigen eine Vertretung, wenn die Putzfrau einmal krank oder im Urlaub ist. Sie können aber auch einen Dienstleister beauftragen, der eine fest definierte Leistung zu einem fest definierten Preis übernimmt. In diesem Fall muss sich der Dienstleister im Krankheitsfall um Ersatz kümmern. Es stellt sich also die Frage: Wollen Sie einfach, dass der Job erledigt wird oder wollen Sie sich um den Job kümmern?

Bei all diesen Vor- und Nachteilen darf man am Ende eine Sache nicht vergessen. Die Welt wird immer digitaler. Nehmen wir beispielsweise den Handel. Sie müssen heute in der Lage sein, verschiedenste Kanäle zu bedienen, um Ihre Waren an den Mann oder an die Frau zu bringen. Egal, ob Amazon, Ebay, Ihr eigener Online-Shop oder selbst die Speditionen, mit denen Sie Ihre Ware versenden. Überall Cloud Lösungen! Mit Sicherheit wird man noch viele Jahre in der Lage sein, die Systeme in seinem eigenen Haus mit eigener Hardware betreiben zu können. Die Anforderungen und auch die Herausforderungen, die Sie dabei meistern müssen, werden aber zunehmend komplexer und ändern sich deutlich schneller, als das früher noch der Fall war.

Wir bleiben daher bei unserer Empfehlung: Nehmen Sie sich Zeit für Ihre Strategie. Wie können Sie sich von Ihrem Wettbewerb unterscheiden und damit Ihr eigenes Business vorantreiben? Hieraus ergeben sich dann meistens schon die Anforderungen, die wir gemeinsam als Grundlage für Ihre „Hardware vs. Cloud“ Entscheidung heranziehen können.

Klingt gut? Dann rufen Sie mich einfach an (+49 371 2371-216) oder schreiben Sie mir eine E-Mail und wir besprechen die nächsten Schritte.