SAP Business One Jahresabschluss: Der Leitfaden für einen reibungslosen Übergang

Für viele Unternehmen ist der Jahresabschluss eine Herausforderung. Mit SAP Business One lassen sich die Prozesse jedoch effizient steuern, sofern man die Systemfunktionen gezielt nutzt. Eine strukturierte Vorgehensweise und die konsequente Nutzung von systeminternen Mechanismen helfen dabei, alle Anforderungen rechtssicher und termingerecht zu erfüllen.

Ein erfolgreicher Abschluss beginnt bereits vor dem Bilanzstichtag mit der Bereinigung und Überprüfung Ihrer operativen Daten.

• Prüfung der Belegnummerierung: Nutzen Sie den Bericht Belegnummerierung überprüfen, um sicherzustellen, dass alle Belege korrekt nummeriert sind und keine Doppelvergaben vorliegen.
• Vollständigkeit der Belege: Mit der Funktion Geparkte Belege prüfen Sie, ob alle relevanten Vorgänge wie Rechnungen, Lieferungen oder Bestandsumlagerungen bereits verbucht worden sind.
• Perioden und Stammdaten: Legen Sie rechtzeitig neue Buchungsperioden für das Folgejahr an. Denken Sie dabei daran, die Belegnummerierung für das Folgejahr zu initialisieren.
• Prüfung der Konten: Statistische Konten und Verrechnungskonten (z.B. für externe Lohnbuchungen) müssen zum Stichtag geprüft werden und einen Saldo von null haben, um die Vollständigkeit des Geschäftsvorfalls sicherzustellen.
• Vollständigkeit der Kontoauszüge: Stellen Sie sicher, dass alle geparkten Kontoauszüge verarbeitet oder gelöscht wurden, um die Bankenabstimmung nicht zu behindern.

Ein korrekter Lagerwert ist das Fundament einer stimmigen Bilanz. Durch eine präzise Bestandaufnahme stellen Sie sicher, dass Buchwert und Realität übereinstimmen.

• Negativbestände: Prüfen Sie vor der Inventur unbedingt auf negative Bestände (z.B. über den Bericht Bestandsstatusbericht). Diese deuten häufig auf fehlende Wareneingangsbuchungen hin.
• Durchführung der Inventur: Während der Zählung müssen Bestandsbuchungen organisatorisch unterbunden werden, etwa durch das Zurückstellen von Artikeln im Fenster Bestandszählung oder das Sperren der Belegnummerierung.
• Ergebnisse der Zählung: Anschließend erfassen und verbuchen Sie die Ergebnisse der Zählung im Fenster Bestandszählung. Differenzen müssen zeitnah als Bestandsbuchung verarbeitet werden, um physischen und System-Bestand zu synchronisieren.

Durch den Abgleich der Konten und die Bewertung der Vermögenswerte stellen Sie sicher, dass alle Geschäftsvorfälle periodengerecht und korrekt abgebildet werden.

• Abstimmung der Geschäftspartner: Gleichen Sie die offenen Posten und Salden der Kunden und Lieferanten mit Ihrem Hauptbuch ab. Nutzen Sie dafür die Summen- und Saldenliste.
• Umgliederung negativer Salden: Prüfen Sie Geschäftspartner und Bankkonten auf negative Salden am Stichtag. Debitoren mit Habensaldo oder Kreditorenkonten im Soll müssen manuell umgegliedert werden, um den korrekten Ausweis in der Bilanz sicherzustellen.
• WE/RE-Konten: Stimmen Sie Wareneingangs- und Rechnungseingangskonten ab. Der Restsaldo muss der Summe der offenen Wareneingänge und Einkaufsretouren entsprechen.
• Rechnungsabgrenzung und Rückstellungen: Da es für Rückstellungen keine automatische Funktion gibt, müssen diese manuell ermittelt und als Journalbuchung erfasst werden.
• Anlagenbuchhaltung: Führen Sie alle notwendigen Abschreibungen durch. Achten Sie darauf, den Geschäftsjahreswechsel in der Anlagenbuchhaltung separat zu vollziehen.

Den formalen Abschluss bilden die finale Berichterstattung und die Archivierung, die für  die Revisionssicherheit unerlässlich sind.

• Auswertung: Erstellen und überprüfen Sie die finalen Summen- und Saldenlisten (Bericht Summen- und Saldenliste) sowie die OP-Listen. Diese bilden die Grundlage für die Bilanz. Generieren Sie zudem den USt.-Bericht (Bericht Steuerbericht) und den Steuerabstimmbericht (Bericht Steuerabstimmungsbericht), um sicherzustellen, dass die gemeldeten Steuerbeträge exakt mit den Buchungen auf den Sachkonten übereinstimmen.
• Dokumentation: Für die effiziente Zusammenarbeit mit dem Wirtschaftsprüfer empfiehlt es sich, zum Stichtag einen Datenstand der wichtigsten Unterlagen zu sichern. Exportieren Sie Kontoauszüge, Kontenblätter und die Übersichten offener Belege (z.B. als PDF). So stellen Sie sicher, dass alle prüfungsrelevanten Daten in der exakten Fassung des Abschlusszeitpunkts griffbereit und dauerhaft dokumentiert sind.
• Periodenabschluss: Schließen Sie das Jahr über den Periodenabschluss ab, wodurch die Salden der    Erfolgskonten auf das GuV-Vortragskonto übertragen werden. Parallel dazu wird der Geschäftsjahreswechsel der Anlagenbuchhaltung vollzogen, damit SAP Business One alle Abschreibungen im neuen Jahr nahtlos weiterführen kann.

Ein sauberer Jahresabschluss in SAP Business One ist die beste Vorbereitung für ein erfolgreiches neues Geschäftsjahr. Mit dieser strukturierten Vorgehensweise gewinnen Sie  die nötige Sicherheit und können sich voll und ganz auf Ihre neuen Ziele fokussieren.

Falls Sie noch Fragen haben sollten oder bei einem Schritt unschlüssig sind, melden Sie sich jederzeit gern bei uns. Wir unterstützen Sie dabei, sicher und entspannt in das neue Geschäftsjahr zu starten!