Schluss mit der Zettelwirtschaft – Kommissionieren Sie wie die Großen!
Kennen Sie das? Das Papier auf den Arbeitsplätzen im Lager stapelt sich. Ständig klingelt das Telefon und die Kollegen wollen noch schnell einen Prio-Auftrag ausgeliefert haben. Falls ja, dann können wir Sie kurz beruhigen – Sie sind damit nicht allein.
Gerade in den fertigenden Unternehmen im Mittelstand ist das Tagesgeschäft im Lager von viel Papier geprägt und besteht oftmals nur durch die langjährigen Erfahrungen der Mitarbeiter. Nicht selten werden klassische Kommissionier- und Packprozesse noch gar nicht gelebt. Die Mitarbeiter aus der Auftragsbearbeitung bringen die Lieferscheine ins Lager und dann wird gesucht und gepackt. Und wenn das Unternehmen mit Chargen oder Seriennummern arbeitet, dann werden die Daten der entnommenen Ware mal eben noch händisch auf dem Lieferscheinen nachgetragen.
Die meisten Unternehmen wissen zwischenzeitlich, dass das auch anders geht aber wie sagt man so schön: „Aller Anfang ist schwer“ und irgendwie läuft es ja auch. Doch wehe einer Ihrer „Wissensträger“ fällt einmal aus und Kollegen aus anderen Bereichen müssen einspringen. Dann wartet der ein oder andere Kunde schon einmal etwas länger auf seine Ware.
Die großen Player im Online Handel machen es uns vor und die meisten unter uns nutzen den damit verbunden Komfort nur zu gern. Heute bestellen und morgen erhalten, das ist gleichzeitig verrückt und toll! Und wenn das auch wirklich klappt, dann bestelle ich das nächste Mal wieder da und nicht woanders. Unternehmen wie Amazon sehen sich nicht nur der Löhne wegen als Logistik-Unternehmen. Die Logistik im Griff zu behalten, ist so wichtig.
Schauen wir uns einmal an, welche grundlegenden Wege der Kommissionierung es gibt:
Einstufige Kommissionierung
Hierbei wird die Ware für jeden Auftrag einzeln aus dem Lager geholt und versandfertig gepackt. Diese Variante ist nicht sonderlich effizient da man viele Laufwege hat und in stressigen Zeit staut es sich schnell im Versandbereich weil es keine geregelte Abfolge gibt. Es gibt natürlich auch Branchen bzw. sehr große, sperrige Produkte, die nur diese Vorgehensweise erlauben. Bei der einstufigen Kommissionierung ist man mit mobilen Handheld Geräten sehr gut bedient (siehe Abbildung rechts). Bildet man den Prozess durchgehend digital ab, so werden in unserem Fall in SAP Business One Kommissionierlisten erstellt. Der Mitarbeiter im Lager sieht auf seinem Handheld diese Listen und arbeitet diese nach Datum/Priorität ab. Hierbei sieht er auch Hinweise der Kollegen aus der Auftragsbearbeitung. Ist der Auftrag fertig kommissioniert, so kann der Lieferscheindruck über das Gerät erfolgen. Soweit chargen- oder seriennummern-geführte Artikel enthalten sind, werden die Daten auf dem Lieferschein mit angedruckt. Alle Informationen sind jetzt auch in SAP Business One verfügbar. Die Auftragsbearbeitung ist also – auch ohne den Weg ins Lager – voll im Bilde. Achtung: Bei Erreichen der Durchgängigkeit bitte zum Ausgleich alternative Bewegungsmöglichkeiten – wie bspw. ein Spaziergang in der Mittagspause – anbieten.
Zweistufige Kommissionierung
Hierbei wird die Ware mehrerer Kundenaufträge zusammengefasst und wegeoptimiert aus dem Lager geholt. Hierfür verwendet man die oben aufgeführten Handheld Geräte. Die gesammelte Ware wird auf Paletten oder Packwagen in den speziell dafür vorgesehenen Packbereich gebracht. Dort kommissionieren andere Mitarbeiter die einzelnen Kundenaufträge. Neben deutlich geringeren Laufwegen ist ein Vorteil dieser Variante, dass die Mitarbeiter aufgrund der stationären Packarbeits- plätze mit einer Software arbeiten können, welche auch eine Bedienung an großen Monitoren (idealerweise mit Touch) ermöglicht. Hierdurch können Sie die zu packenden Produkte pro Auftrag optisch viel schneller erfassen wodurch die Bearbeitungszeit weiter sinkt. In Verbindung mit einfachen USB oder Bluetooth Scannern werden die Artikel beim Packvorgang ein zweites Mal gescannt. Damit wird verwaltet, wie viele Artikel sich in dem Karton (oder Palette, Gitterbox, etc.) befinden. Andererseits dient dieser Schritt auch der Prüfung auf Richtigkeit und Vollständigkeit. Sie wollen doch nicht, dass Inhalt und Lieferschein voneinander abweichen!
Prozess einer zweistufigen Kommissionierung mit Speditionsanbindung
Ein weiterer Vorteil von digitalen Packarbeitsplätzen ist die Möglichkeit zur Anbindung von Speditionen. Die bekannten Namen in diesem Bereich bieten heute Portallösungen an, welche per Webservices (Austausch von XML Dateien) angebunden werden können. Setzt man also auf eine digitale Lösung im Packbereich, so können neben den Kundendaten auch sämtliche Paketinformationen sofort an die Spedition übermittelt werden. Die daraus resultierenden Paketaufkleber können gedruckt und der Packvorgang mit dem finalen Druck des Lieferscheins abgeschlossen werden. Aufgrund der Anbindung kann Ihr Lieferschein jetzt neben Chargen- und Seriennummern auch die Tracking-ID enthalten. Unter unseren Kunden gibt es Vorbilder, die über diesen Prozess tagtäglich 600 Pakete und mehr versenden.
Die Bereitschaft? Häufig vermuten Entscheider für diese Bereiche, dass Ihre Mitarbeiter eine Umstellung fürchten oder womöglich nicht erfolgreich hinbekommen. Das mag vereinzelt stimmen aber in Zeiten der Digitalisierung ist nicht nur die Bereitschaft deutlich höher – viele Mitarbeiter/innen wünschen sich oftmals sogar mehr Unterstützung durch einfach zu bedienende Programme. Stellen Sie doch einmal die „WhatsApp Frage“. Sie werden erstaunt sein, wie verbreitet über alle Generationen Whatsapp heute genutzt wird. Anhand der Nutzungsquote können Sie sich durchaus ein Bild von der Digitalisierungsbereitschaft ihres Teams machen. P.S. Ich habe von Unternehmen gehört, in denen sich die Mitarbeiter eigenständig Informationen / Daten per WhatsApp schicken weil das Unternehmen noch keine vergleichbaren Möglichkeiten zur schnellen Kommunikation bietet. {Bitte nicht nachmachen ohne vorherige Absprache mit der Geschäftsführung}
Unsere Empfehlung: Stellen Sie Ihre Prozesse auf den Prüfstand. Nehmen Sie sich die Zeit und schauen Sie einmal genauer hin. Sprechen Sie mit Ihrem Team. Sie werden Sätze hören wie „wir brauchen nichts anderes“ oder „wir machen das doch schon immer so“ aber in den meisten Abteilungen gibt es den einen Mitarbeiter, der gerne effektiver arbeiten möchten. Nutzen Sie diese Motivation und fangen Sie mit einem Teilbereich als Pilotprojekt an. Denken Sie auch an die Sonderfälle, die im Tagesgeschäft vorkommen können und geben Sie dem Team die Zeit für eine vernünftige Testphase.
Jens Demut
Jens Demut, Diplom-Wirtschaftsinformatiker (Dipl.Wirt.Inf.), verfügt über 18 Jahre Berufserfahrung im SAP Business One Bereich. Seit 2007 bei SIGMA Software & Consulting tätig, begann er als SAP Business One Consultant und übernahm später die Rolle des Geschäftsführers.
