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cks.AI – Intelligentes Posteingangsmanagement für SAP Business One

Automatisieren Sie die Klassifizierung und Weiterleitung Ihrer Eingangspost – direkt in SAP Business One.

cks.AI analysiert eingehende Dokumente, erkennt Belegarten und Inhalte und leitet sie automatisch an den richtigen Mitarbeiter oder Prozess weiter.

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Automatische Klassifizierung und Weiterleitung Ihrer Eingangspost

Täglich gehen Rechnungen, Lieferscheine, E-Mails und Anschreiben ein. Diese müssen gesichtet,  verstanden, zugeordnet und weitergeleitet werden. Mit cks.AI automatisieren Sie diesen zentralen Prozessschritt vollständig.

Die Lösung analysiert eingehende Dokumente, erkennt relevante Inhalte und nutzt zusätzliche Informationen aus SAP Business One, um jedes Dokument im richtigen Kontext zu verarbeiten.

Dokumente werden dadurch nicht nur klassifiziert, sondern direkt an die zuständigen Mitarbeiter oder nachgelagerten Prozesse weitergeleitet – ohne manuelle Zwischenschritte.

Dokument erkennenKlassifizierung von Dokumenten
cks.AI erkennt automatisch, um welche Art von Dokument es sich handelt – beispielsweise Rechnungen, Lieferscheine, Formulare oder allgemeine Korrespondenz.
RechnungsversandAutomatische Weiterleitung an den richtigen Mitarbeiter
Basierend auf Inhalt, Kontext und definierten Regeln wird jedes Dokument direkt dem zuständigen Mitarbeiter zugewiesen.
GeschäftspartnerErkennung von Geschäftspartnern
Relevante Geschäftspartner werden automatisch identifiziert und im weiteren Prozess berücksichtigt.
VerknüpfungVerknüpfung mit SAP-Belegen
Wenn möglich, werden passende SAP-Belege erkannt und direkt vorgeschlagen.
KISelbstlernendes System
cks.AI lernt aus Korrekturen im Arbeitsalltag und verbessert kontinuierlich die Qualität der Zuordnung.
SicherheitVerarbeitung im eigenen Netzwerk
Alle Dokumente werden innerhalb Ihrer bestehenden Systemlandschaft verarbeitet. Es erfolgt keine Weitergabe von Daten an externe Cloud-Dienste.

Ihre Vorteile mit cks.AI

Qualität
Höhere Servicequalität

Anfragen von Kunden und Lieferanten können schneller bearbeitet werden, wodurch sich Reaktionszeiten deutlich verkürzen.

Fehlerquoten
Reduzierte Fehlerquote

Die automatisierte Klassifizierung und Weiterleitung minimiert Fehlzuordnungen und manuelle Fehler.

Entlastung Mitarbeiter
Entlastung Ihrer Mitarbeiter

Wiederkehrende Aufgaben wie das Sortieren und Verteilen von Dokumenten entfallen weitgehend.

Eingangspost
Schnellere Bearbeitung Ihrer Eingangspost

Dokumente stehen bereits kurze Zeit nach dem Eingang zur Verfügung und können ohne Verzögerung weiterverarbeitet werden.

Nahtlose Integration
Nahtlose Integration in SAP Business One

Alle Prozesse finden direkt in Ihrer bestehenden Systemumgebung statt – ohne zusätzliche Insellösungen.

Datenverarbeitung ohne externe Cloud

cks.AI verarbeitet alle eingehenden Dokumente innerhalb Ihres eigenen Netzwerks.
Es werden keine Daten an externe Dienste oder Dritte übertragen.

Damit behalten Sie jederzeit die Kontrolle über Ihre Informationen und erfüllen gleichzeitig hohe Anforderungen an Datenschutz und Datensicherheit.

Häufige Fragen zum Einsatz von cks.AI in SAP Business One

cks.AI kann unterschiedliche Arten von Geschäftsdokumenten erkennen und verarbeiten, darunter Rechnungen, Lieferscheine, Formulare und allgemeine Korrespondenz.

Nein. cks.AI ergänzt Ihre bestehenden Prozesse in SAP Business One und automatisiert gezielt die Schritte im Posteingang.

Die Zuordnung basiert auf Dokumentinhalten, SAP-Daten und definierten Regeln. Zusätzlich verbessert sich das System kontinuierlich durch Nutzerkorrekturen.

Nein. Die Verarbeitung erfolgt vollständig innerhalb Ihres eigenen Netzwerks.

Ansprechpartner
Benjamin Apfelstädt
Benjamin ApfelstädtVertrieb SAP Business One+49 371 2371-216E-Mail senden

benjamin.apfelstaedt@sigmagmbh.de

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Willkommen beim SIGMA Fragebot!

Vielen Dank, dass Sie unseren Fragebot nutzen. Unser Fragebot steht Ihnen zur Verfügung, um Ihre Fragen zu beantworten und Ihnen Lösungen anzubieten. Hier sind einige Anweisungen zur Nutzung:

1. Fragen stellen

Stellen Sie Ihre Frage direkt im Chatfenster. Unser Fragebot nutzt umfassendes Datenwissen, das aus einer unserer internen Datenbanken stammt und aus Textdokumenten mit Marketing-Informationen zu Produkten und Dienstleistungen der SIGMA Gruppe besteht, damit der Fragebot Ihnen detaillierte Antworten geben kann.

2. Bewertungen abgeben

Nachdem der Fragebot Ihnen geantwortet hat, haben Sie die Möglichkeit, die Antwort zu bewerten. Dies hilft uns zu verstehen, wie gut der Fragebot auf verschiedene Anfragen reagiert. Geben Sie Feedback, ob die Antwort hilfreich war oder nicht.

3. Kontakt mit dem Beratungsteam

Falls der Fragebot keine zufriedenstellende Antwort geben kann, haben Sie die Möglichkeit, direkt aus dem Fragebot-Fenster eine Anfrage an unser Beratungsteam zu senden. Wir helfen Ihnen persönlich weiter.

4. Weiterleitung per E-Mail

Wenn Sie die Konversation mit dem Fragebot beenden möchten oder die Informationen per E-Mail erhalten möchten, bietet der Fragebot die Möglichkeit, die Unterhaltung per E-Mail weiterzuleiten. Klicken Sie einfach „Antwort als E-Mail senden“ und geben Sie Ihre E-Mail Adresse ein, und einige Sekunden später wird die Konversation mit unserem SIGMA Fragebot an Ihre E-Mail Adresse weitergeleitet.

5. Optimierung des Fragebots

Wir schätzen Ihr Feedback! Die Bewertungen helfen uns, den Fragebot kontinuierlich zu verbessern und zu optimieren. Teilen Sie uns mit, was Ihnen gefällt und wo wir uns noch verbessern können. Ihr Feedback können Sie auch gerne per E-Mail an uns schicken - marketing(at)sigma-chemnitz.de

Vielen Dank, dass Sie unseren Fragebot nutzen. Wir hoffen, dass er Ihnen effektiv bei Ihren Anliegen weiterhelfen kann. Bei weiteren Fragen stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.

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Einsatz von Chatbot

(1) Diese Website nutzt einen Chatbot, der eigens von uns entwickelt wurde. Der Chatbot ist ein softwarebasiertes Dialogsystem, das einen text- oder sprachbasierten kommunikativen Austausch mit einem technischen System ermöglicht.
Der Chatbot basiert auf dem RAG-Ansatz (Retrieval Augmented Generation), der Daten aus einer Datenbank abruft, um gestellte Fragen bestmöglich zu beantworten. Diese Daten, zusammen mit der Frage, werden an die Sprachmodelle von OpenAI, Inc. gesendet, ohne persönliche Informationen des Nutzers weiterzugeben. Die Modelle versuchen die Frage mit den bereitgestellten Daten bestmöglich zu beantworten und geben diese Antwort zurück. Die Daten stammen aus einer unserer internen Datenbanken und bestehen aus Textdokumenten mit Marketing-Informationen zu Produkten und Dienstleistungen unserer SIGMA-Gruppe.

(2) Folgende Daten werden verarbeitet: Session-ID für die Anfragen des Nutzers, Zeitpunkt der Anfrage, die Anfrage selbst und die Antwort des Chatbots, Thema, Sprache.

(3) Wir verarbeiten die Daten zu dem Zweck, die Produktivität unseres Chatbots zu analysieren und kontinuierliche Verbesserungen vorzunehmen. Dies umfasst folgende Aspekte:

  • Chatbot-Leistungsoptimierung: Wir erfassen und analysieren Interaktionen mit dem Chatbot, um seine Effizienz und Leistung zu bewerten. Hierzu gehören beispielsweise Fragen, die der Chatbot nicht beantworten konnte, wiederholte Anfragen zu bestimmten Themen und Ähnliches.
  • Nutzererlebnisverbesserung: Wir nutzen Daten, um das Nutzererlebnis zu verbessern. Hierzu gehören die Analyse von Nutzerfeedback, um Anpassungen und Erweiterungen des Chatbots vorzunehmen, um Ihre Bedürfnisse besser zu erfüllen.
  • Fehlererkennung und Behebung: Die Daten ermöglichen uns die Erkennung von Fehlern und Problemen in Echtzeit, um eine schnellere Behebung und Aktualisierung des Chatbots sicherzustellen.
  • Statistische Auswertungen: Wir erstellen aggregierte, anonymisierte statistische Berichte über die Verwendung des Chatbots. Diese Berichte enthalten keine personenbezogenen Informationen und dienen dazu, Trends und Muster zu analysieren.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DS-GVO

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