cks.ADC – automatische Belegerfassung für SAP Business One
Automatisieren Sie die Erfassung von Eingangsrechnungen, Lieferscheinen und Bestellungen direkt in SAP Business One und reduzieren Sie manuelle Dateneingaben in der Buchhaltung.
- Automatische Erfassung von Rechnungen und Belegen
- Reduzierung manueller Eingaben
- Direkte Erstellung von SAP-Belegen
Belegdaten effizient in SAP Business One übernehmen
Eingangsrechnungen, Lieferscheine oder Bestellungen enthalten zahlreiche Informationen, die für die weitere Verarbeitung in SAP Business One benötigt werden – etwa Geschäftspartner, Artikelpositionen, Mengen oder Preise.
Damit diese Daten im ERP-System zur Verfügung stehen, müssen sie zuverlässig aus den Dokumenten übernommen werden.
In vielen Unternehmen erfolgt dieser Schritt noch manuell: Die relevanten Informationen werden aus PDF-Rechnungen oder anderen Dokumenten in einen SAP-Beleg übertragen.
Gerade bei einem größeren Belegaufkommen entsteht dabei ein erheblicher Aufwand für die Buchhaltung. Zusätzlich müssen erfasste Daten anschließend geprüft und gegebenenfalls korrigiert werden.
Automatische Belegerfassung mit cks.ADC
cks.ADC erweitert SAP Business One um eine automatische Erfassung von Fremdbelegen. Dokumente wie Eingangsrechnungen, Lieferscheine, Kundenbestellungen oder Zahlungsavise werden analysiert und die enthaltenen Informationen direkt in einen vorbereiteten SAP-Beleg übernommen.
Dadurch stehen alle relevanten Daten innerhalb weniger Sekunden in SAP Business One zur Verfügung und können dort geprüft und weiterverarbeitet werden.
cks.ADC erkennt wichtige Informationen aus Dokumenten automatisch, zum Beispiel:
- Geschäftspartner
- Artikelpositionen
- Mengen
- Preise
- Zahlungsbedingungen
- Zusatzkostenwie Fracht oder Gebühren
Die erkannten Daten werden direkt in die entsprechenden Felder eines SAP-Belegs übernommen. Mitarbeiter können die Informationen anschließend im SAP-System prüfen und den Beleg verbuchen oder in einen Freigabeprozess überführen.
Abweichungen sofort erkennen
Ein besonderer Vorteil ist die automatische Prüfung von Dokumenten.
cks.ADC kann erkannte Daten mit bestehenden Informationen in SAP Business One vergleichen – beispielsweise mit Bestellungen oder Wareneingängen.
Abweichungen werden direkt im SAP-Beleg angezeigt und farblich hervorgehoben, sodass sie schnell überprüft werden können.
So funktioniert die automatische Belegerfassung mit cks.ADC
Mit cks.ADC werden Dokumente automatisch erfasst und direkt in SAP Business One verarbeitet. Der gesamte Ablauf – vom Eingang eines Dokuments bis zur Verbuchung des Belegs – ist in den Dokumentenmanager und die SAP-Oberfläche integriert.
Rechnungen, Lieferscheine oder andere Fremdbelege können auf verschiedenen Wegen in den Dokumentenmanager übernommen werden. Dokumente lassen sich beispielsweise über einen Dateiauswahldialog hinzufügen oder direkt aus Microsoft Outlook importieren.
Im Dokumentenmanager werden alle Dokumente nach ihrem aktuellen Verarbeitungsstatus organisiert. Dadurch behalten Mitarbeiter jederzeit den Überblick darüber, welche Dokumente noch bearbeitet werden müssen.
Für jedes Dokument wird die passende Belegart ausgewählt – zum Beispiel Eingangsrechnung, Lieferschein, Kundenbestellung oder Zahlungsavis.
Anschließend startet die automatische Belegerfassung.
cks.ADC analysiert das Dokument und erkennt relevante Informationen wie Geschäftspartner, Positionen, Mengen und Preise.
Auf Basis der erkannten Daten erstellt cks.ADC automatisch einen vorbereiteten SAP-Beleg. Die erfassten Informationen werden direkt in die entsprechenden Felder in SAP Business One übernommen.
Der neue Beleg kann direkt aus dem Dokumentenmanager geöffnet werden, sodass die erfassten Daten überprüft werden können.
cks.ADC kann erkannte Informationen mit bestehenden Daten in SAP Business One vergleichen – beispielsweise mit Bestellungen oder Wareneingängen.
Abweichungen werden direkt im SAP-Beleg farblich hervorgehoben. Dadurch können sie schnell geprüft werden.
Wenn alle Informationen korrekt sind, kann der Beleg verbucht oder in einen Freigabeprozess überführt werden. Das zugehörige Dokument wird anschließend revisionssicher archiviert.
Ihre Vorteile mit automatischer Belegerfassung in SAP Business One
Relevante Informationen wie Geschäftspartner, Positionen, Mengen oder Preise werden automatisch aus Dokumenten erkannt und in SAP Business One übernommen. Dadurch reduziert sich der Aufwand für die manuelle Erfassung von Belegdaten erheblich.
Belege stehen innerhalb weniger Sekunden als vorbereitete SAP-Dokumente zur Verfügung. Mitarbeiter können die Daten direkt prüfen und anschließend verbuchen oder in einen Freigabeprozess überführen.
Automatische Datenerkennung reduziert Übertragungsfehler, die bei manueller Eingabe entstehen können. Gleichzeitig werden erkannte Informationen direkt mit vorhandenen Daten im ERP-System abgeglichen.
Abweichungen zu Bestellungen, Wareneingängen oder Stammdaten werden direkt im SAP-Beleg angezeigt. Dadurch lassen sich mögliche Unstimmigkeiten schnell erkennen und prüfen.
Alle Funktionen sind direkt in SAP Business One integriert. Mitarbeiter arbeiten weiterhin in ihrer gewohnten Umgebung und können Dokumente, Belege und Archivinformationen direkt im ERP-System aufrufen.
Erweiterbar mit weiteren Lösungen von ck.solution
cks.DMS – Dokumentenmanagement
Mit cks.DMS werden Dokumente revisionssicher archiviert und direkt mit SAP-Belegen oder Geschäftspartnern verknüpft. Dadurch sind alle relevanten Dokumente jederzeit zentral verfügbar.
cks.eINVOICE – Elektronische Rechnungen
Mit cks.eINVOICE lassen sich strukturierte elektronische Rechnungen erzeugen und verarbeiten. Unternehmen können damit gesetzliche Anforderungen erfüllen und Rechnungen automatisiert austauschen.
cks.RUN – Automatisierung und Integration
cks.RUN erweitert die Plattform um zusätzliche Automatisierungs- und Integrationsfunktionen, beispielsweise für den automatischen Dokumenteneingang oder die Anbindung weiterer Anwendungen.
FAQ: Häufig gestellte Fragen zu cks.ADC
cks.ADC kann unter anderem Eingangsrechnungen, Lieferscheine, Kundenbestellungen und Zahlungsavise automatisch erkennen und verarbeiten.
Ja. Auch unstrukturierte PDF-Rechnungen können automatisch analysiert werden, sodass relevante Daten direkt in SAP Business One übernommen werden.
Ja. erkannte Informationen können mit vorhandenen Daten in SAP Business One abgeglichen werden. Abweichungen werden direkt im SAP-Beleg angezeigt.
benjamin.apfelstaedt@sigmagmbh.de
