Alarmmeldungen in SAP Business One
Jens DemutIn vielen Bereichen eines Unternehmens entstehen wichtige Aufgaben genau dann, wenn bestimmte Bedingungen eintreten. Damit diese nicht übersehen werden, lohnt es sich, Informationen automatisch zu überwachen. SAP Business One unterstützt Sie dabei mit Alarmmeldungen, die relevante Ereignisse erkennen und Ihr Team sofort informieren.
Wenn Sie beispielsweise wünschen, dass Ihre SAP Business One Lösung Sie eigenständig beim Zutreffen verschiedener Eigenschaften informiert, dann sind die Alarmmeldungen perfekt dafür geeignet.
Es gibt in SAP Business One bereits vorkonfigurierte Alarme wie das Abweichen vom Kreditlimit oder das Abweichen vom Rabatt.
Auswahlliste der verfügbaren Alarmabfragen
Sie können sich natürlich auch eigene Alarme erstellen. Die Umsetzung ist denkbar einfach:
- Soweit es in Ihrem SAP Business One noch keine passende Abfrage gibt, so erstellen Sie sich über den Abfrageassistenten oder den Abfragemanager einfach eine Neue (zu finden unter Extras\Abfragen). Diese Abfrage muss die notwendigen Parameter enthalten, damit später auch ein Alarm ausgelöst werden kann.
- Wenn die Abfrage steht, dann gehen Sie in Ihrem SAP Business One Menü unter Administration auf die Alarmfunktionen. Dort können Sie die vorher erstellte Abfrage öffnen (Bsp. Fällige Serviceverträge) und die Regeln für den Alarm einstellen. Es können einzelne oder mehrere Personen als Empfänger definiert werden. Wenn Sie das Häkchen bei Intern setzen, dann erscheint die Alarmmeldung in SAP Business One innerhalb des Alarm-Fensters. Parallel können Sie sich auch per E-Mail informieren lassen. SMS und FAX sehen wir zwischenzeitlich nicht mehr als relevant an, würde aber auch funktionieren.
Einrichtung einer neuen Alarmfunktion unter Administration/Alarmfunktionen
Um die Alarme auch immer im Überblick zu haben, können Sie sich in beiden SAP Versionen (MS SQL und SAP HANA) jeweils ein Alarm Widget auf Ihrem Desktop einrichten.
Beispiel Alarm Dashboard SAP Business One – Version für SAP HANA
Andernfalls kann das Alarm-Fenster auch jederzeit über das Menü geöffnet werden.
Und das war es auch schon! Wir wünschen Ihnen viel Spaß beim Erstellen Ihrer eigenen Alarme.
Jens Demut
Geschäftsführer SIGMA Software und Consulting GmbH
Jens Demut, Diplom-Wirtschaftsinformatiker (Dipl.Wirt.Inf.), verfügt über 19 Jahre Berufserfahrung im SAP Business One Bereich. Seit 2007 bei SIGMA Software & Consulting tätig, begann er als SAP Business One Consultant und übernahm später die Rolle des Geschäftsführers.
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